廣東省特檢院云浮檢測院“四個結合”推進技術檔案管理

中國質量新聞網訊 近年來，廣東省特檢院云浮檢測院始終將強化檔案管理作為提升全局綜合管理水平的一項重要舉措，深刻認識做好檔案管理對高效開展特檢工作的重要意義，通過“四個結合”的方式不斷提高檔案利用率，充分發揮檔案管理“最后戰斗堡壘”的支撐作用，推動特種設備檢驗檢測事業高質量發展。

制度指引與規范相結合，執行有依據行為有規范。結合實際，不斷完善檔案管理制度。編制印發《綜合檔案管理制度》《電子資料文檔歸檔與電子檔案管理》等4項制度，全方位、全過程地指引檔案的歸檔、管理、利用各項工作。規范檔案管理，通過嚴格控制檔案存儲環境，從溫度、濕度、防蟲害等方面對檔案儲存進行嚴格規定，切實保障檔案的安全性和完整性，持續優化檔案管理軟硬件建設，夯實檔案管理基礎，提升利用服務質量。

標碼與歸檔相結合，保障檔案文件的“唯一性”。在檔案歸檔過程中，廣東省特檢院云浮檢測院嚴格遵循“真實、準確、完整、規范”的質量要求，對各類技術檔案進行分類、排序、查漏補缺、壓碼，并及時為文件附上“身證標識碼”，確保整理規范有序，保管安全有效。2023年共歸檔科技檔案約1.6萬多件，再利用60多次700多件。借助“一件一碼”的唯一性，方便檔案數量的統計，提高查閱檔案的效率。在檔案目錄錄入方面，對文件報告號、文件名稱、使用單位、報告出臺時間等進行逐一登記，增加檔案關鍵詞檢索的多樣性，提高檔案再利用檢索的效率。

局域網共享與檢索相結合，推動查詢與監督同發展。廣東省特檢院云浮檢測院不斷強化檔案服務功能，積極為檔案的利用創造有利條件，簡化手續、提供便利。依托局域網文件共享技術及檢索相關理論，院內共享檔案資料目錄，查閱更便捷，定位更精準，利用更高效，監督更有力。同時為保障檔案目錄完整性、統一性、及時性、連續性，目錄查閱權限向院內工作人員開放，編輯權限僅授權檔案管理人員，做到專人專管、及時更新。

資源整合與服務相結合，實現檔案資源再優化。建立健全檔案保管、管理員崗位責任，規范檔案借閱利用、檔案整理編目等流程，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行精準統計，有計劃、有步驟地組織檔案史料匯編，持續更新“編研資料”檔案，對檔案利用實例進行清晰記錄，實行動態化登記管理。隨著業務的快速發展，各類檔案數量也快速增長，為提高檔案使用效率，提升檔案管理發展能力，2023年云浮檢測院依照依法合規、高效利用的原則，對現存的近10年全面檔案工作進行梳理、整合、鑒定、評估，共銷毀技術檔案2.3萬多件，重新歸檔500多件。

下一步，廣東省特檢院云浮檢測院將持續提升檔案管理的精細化水平，堅持系統思維，樹牢大局意識，系統抓好檔案管理工作，為特種設備安全發展提供不竭動力。（林伊敏）